Automaattikäsittely
Eläketurvakeskus käyttää automaattista ratkaisumenettelyä silloin, kun se tekee ratkaisun ulkomaan työskentelyyn sovellettavasta sosiaaliturvalainsäädännöstä eli myöntää A1-todistuksen tai sovellettavaa sosiaaliturvalainsäädäntöä koskevan todistuksen.
Automaattinen ratkaisumenettely tarkoittaa, että Eläketurvakeskus antaa todistuksen koneellisesti ilman, että käsittelijä tarkistaa tai hyväksyy todistuksen. Automaattinen ratkaisumenettely edellyttää, että työnantaja tai henkilö on itse tehnyt todistushakemuksen sähköisesti Eläketurvakeskuksen asiointipalvelussa.
Mitä automaattinen ratkaisumenettely tarkoittaa todistuksen hakijalle?
- Automaattinen ratkaisumenettely nopeuttaa todistuksen saamista.
- Todistuksen saatekirjeessä kerrotaan, jos hakemus on ratkaistu automaattisesti.
- Todistuksen saaja voi vaatia automaattisesti myönnettyyn todistukseen oikaisua maksutta. Oikaisuvaatimusta ei ratkaista automaattisesti, vaan sen ratkaisee aina käsittelijä.
Eläketurvakeskus ei ratkaise kaikkia hakemuksia automaattisella ratkaisumenettelyllä. Olemme etukäteen arvioineet asiat, jotka mahdollistavat tai estävät automaattisen ratkaisumenettelyn. Jos automaattisen ratkaisumenettelyn edellytykset eivät täyty, hakemus ohjautuu käsittelijälle.
Eläketurvakeskus ei käytä oppivaa teknologiaa tai tekoälyä ratkaisua tehdessään. Automaattinen ratkaisumenettely noudattaa lainsäädäntöön tai vakiintuneisiin soveltamiskäytäntöihin perustuvia sääntöjä.
Automaattisesta ratkaisemisesta on tehty lain edellyttämä käyttöönottopäätös.
Eläketurvakeskus hyödyntää ratkaisutoiminnassaan automaattista päätöksentekoa työeläkelainsäädännössä, hallintolaissa (434/2003) sekä julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetussa laissa (906/2019, tiedonhallintalaki) automaattiselle päätöksenteolle säädettyjen edellytysten mukaisesti.
A1-todistusta koskeva käyttöönottopäätös
Tällä päätöksellä Eläketurvakeskus on arvioinut automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönoton edellytykset A1-todistuksen ja sovellettavaa sosiaaliturvalainsäädäntöä koskevan todistuksen (jäljempänä A1) myöntämistä koskevassa ratkaisumenettelyssä. Eläketurvakeskuksen tehtävänä on ratkaista, sovelletaanko ulkomailla työskentelevään henkilöön Suomen sosiaaliturvalainsäädäntöä EU:n sosiaaliturva-asetusten tai sosiaaliturvasopimusten nojalla. A1-todistuksen myöntämisestä säädetään Eläketurvakeskuksesta annetun lain (397/2006) 2 §:n 2 momentin 3 ja 3 a kohdassa. Eläketurvakeskuksen ratkaisu perustuu EU:n sosiaaliturva-asetusten, EU:n ja Iso-Britannian välisen kauppa- ja yhteistyösopimuksen ja Suomen solmimien kahdenvälisten sosiaaliturvasopimusten määräyksiin. Automaattista ratkaisumenettelyä sovelletaan vain sähköisesti saapuneisiin hakemuksiin.
Automaattisen ratkaisun käyttö
Eläketurvakeskus on ottanut A1-todistusten myöntämistä koskevan automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöön ennen automaattista päätöksentekoa koskevan lainsäädännön voimaantuloa. Automaattinen ratkaisumenettely on aloitettu Eläketurvakeskuksessa vuonna 2014.
Eläketurvakeskus myöntää A1-todistuksen automaattisen ratkaisumenettelyn avulla seuraavissa tilanteissa:
- lähetetyt työntekijät sekä EU/ETA-maihin, Sveitsiin, Isoon-Britanniaan että sosiaaliturvasopimusmaihin
- virkamiehet EU/ETA-maihin, Sveitsiin ja Isoon-Britanniaan
- useassa EU-maassa työskentelevät työntekijät, kun työntekijä asuu Suomessa
- lähetetyt yrittäjät EU/ETA-maihin, Sveitsiin ja Isoon-Britanniaan ja
useassa EU-maassa työskentelevät yrittäjät, kun yrittäjä asuu Suomessa ja tekee huomattavan osan työstään Suomessa.
Päätöksen perustelut
Hallintolain 53 e §:n 2 momentin mukaan viranomainen voi ratkaista automaattisesti asian, johon ei sisälly seikkoja, jotka edellyttävät tapauskohtaista harkintaa, tai johon sisältyvät tapauskohtaista harkintaa edellyttävät seikat virkamies tai muu asian käsittelijä on arvioinut.
Ratkaisemisen on perustuttava sovellettavan lain ja etukäteisen harkinnan perusteella laadittuihin tiedonhallintalain 2 §:n 16 kohdassa tarkoitettuihin käsittelysääntöihin. Käsittelysäännöt ovat luonnollisen henkilön ennalta laatimia sääntöjä, joilla ohjataan hallintoasian käsittelyä ja ratkaisemista automaattisessa tietojenkäsittelyssä, kuten mitkä muuttujat vaikuttavat toimintaprosessin etenemiseen sekä miten ja millä perusteilla asian käsittelyssä mahdolliset välitoimet tehdään, missä vaiheessa toimintaprosessiin osallistuu luonnollinen henkilö, ja miten asian ratkaisu muodostetaan toimintaprosessissa. Käsittelysääntöihin kuuluvat myös säännöt, joiden perusteella asia otetaan automatisoituun toimintaprosessiin tai siirretään siitä pois luonnollisen henkilön käsiteltäväksi.
Kun A1-todistusta koskevaan sähköiseen hakemukseen tulee annetavaksi A1-todistus, Eläketurvakeskus ratkaisee todistuksen myöntämisen automaattisessa prosessissa. Todistuksen myöntämiseen ei sisälly seikkoja, jotka edellyttäisivät tapauskohtaista harkintaa. Järjestelmä, jonka välityksellä A1-todistus myönnetään, tarkastaa hakemusten henkilötiedot, henkilön asiat eri järjestelmistä, työnantajan Y-tunnuksen, haetun ajan, työskentelymaat sekä tietyt muut kysymykset, jotka ovat olennaisia A1-todistuksen myöntämisessä ja jotka ovat eri järjestelmistä luettavissa ilman tapauskohtaista harkintaa.
A1-todistus ei ole valituskelpoinen päätös, mutta se on asian lopullinen ratkaisu. A1-todistuksen saajalla on oikeus vaatia oikaisua Eläketurvakeskukselta. Oikaisuvaatimuksen käsittely on maksutonta ja oikaisuvaatimuksen tutkii luonnollinen henkilö eli todistuksen saajan pyynnöstä tehtyä oikaisuvaatimusta ei ratkaista automaattisesti. Oikaisuvaatimusten käsittely täyttää siten hallintolain 53 e §:n 4 momentin ja 53 f §:n vaatimukset.
A1-todistuksen myöntämistä koskeva automaattinen ratkaisumenettely perustuu ennalta laadittuihin käsittelysääntöihin, joista käy ilmi prosessin tarkemmat yksityiskohdat.
Jos ulkomailla työskentelevään henkilöön ei voida soveltaa Suomen sosiaaliturvalainsäädäntöä, Eläketurvakeskus antaa hylkäävän päätöksen hakemukseen eikä haettua todistusta voida antaa. Hylkäävän päätöksen liitteenä on aina valitusosoitus, jonka mukaan asianosainen voi valittaa päätöksestä työeläkeasioiden muutoksenhakulautakuntaan ja edelleen vakuutusoikeuteen. Kaikki A 1-todistuksia koskevat hylkäyspäätökset antaa Eläketurvakeskuksen käsittelijä eikä automaattinen ratkaisumenettely tule sovellettavaksi. Myöskään EU:n sosiaaliturva-asetusten useassa EU-maassa työskentelyä koskevia siirtoja Eläketurvakeskus ei tee automaattisesti.
Rekisteröidyn informointi automaattisesta ratkaisumenettelystä
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuudesta ja siihen liittyvistä menettelyistä säädetään tietosuoja-asetuksen 13, 14 ja 15 artiklassa. Rekisterinpitäjän on tietosuoja-asetuksen perusteella informoitava rekisteröityä automaattisesta päätöksenteosta silloin, kun henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tai niitä saadaan muualta. Sähköisessä asiointipalvelussa ja Eläketurvakeskuksen verkkosivuilla tiedotetaan hakijaa siitä, että hakemus voidaan ratkaista automaattisesti.
A1-todistuksen saajalle ilmoitetaan todistuksen saatekirjeellä, että ratkaisu on tehty automaattikäsittelyssä.
Luettelo käyttöönottopäätöksen perusteena olevista asiakirjoista
- Menettelytapojen ja käsittelysääntöjen dokumentaatio, tiedonhallintalain 6a luvun velvollisuuksiin liittyvä tehtäväjako
- Laadunvarmistamista ja laadunvalvontaa koskeva dokumentaatio
Käyttöönottopäivämäärä ja päätöksen tekemisen ajankohta
Käyttöönottopäätös on tehty 26.9.2024 ja se tulee voimaan 12.10.2024.
Automaattinen A1-todistus ratkaisumenettely on ollut käytössä vuodesta 2014 alkaen.
Säilytysaika
Jos automaattinen ratkaisumenettely poistetaan käytöstä, Eläketurvakeskus säilyttää tämän käyttöönottopäätöksen sen jälkeenkin vähintään viiden vuoden ajan. Määräaika alkaa poistamista seuraavan vuoden alusta.
Tieto päätöksentekijästä
Päätös automaattisesta A1-todistusten myöntämismenettelystä on tehty Eläketurvakeskuksen johtoryhmässä.
Yhteystiedot
Lisätietoja automaattisen ratkaisumenettelyn käytöstä saa asiakaspalvelumme kautta puhelin 029 411 2110.
Tiedottaminen
Tämä päätös on julkisesti saatavissa Eläketurvakeskuksen verkkosivuilla etk.fi.
Sovelletut säännökset
Hallintolaki (434/2003) 53 e § 4 momentti ja 53 f §, 53 g §
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 28 a §, 28 b §, 28 c §, 28 d §, 28 f § Tietosuojalainsäädäntö
Laki Eläketurvakeskuksesta (397/2006) 2 §:n 2 momentin 3 ja 3 a kohta
Muutoksenhaku
Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta. Käyttöönottopäätöksen, automaattisen ratkaisumenettelyn ja käyttöönottopäätöksen perusteena olevien asiakirjojen lainmukaisuudesta voi valittaa osana yksittäistä automaattisessa päätöksenteossa tehtyä ratkaisua sen liitteenä olevan muutoksenhakuohjeen mukaisesti.