Tietojärjestelmäkehitys uusiksi – ketteryys on tullut jäädäkseen
Aloitimme Eläketurvakeskuksessa puolitoista vuotta sitten ketterien menetelmien käytön tietojärjestelmäkehityksessä. Uusista työtavoista on saatu monia hyötyjä, eikä kukaan halua enää palata entiseen työtapaan. Ulkopuolinen arviointi osoitti, että olemme onnistuneet siirtymään ketterään toimintatapaan nopeasti ja hallitusti.
Eläketurvakeskuksessa ketteryys haluttiin ottaa käyttöön, jotta
- tehtäisiin kullakin hetkellä tärkeimpiä töitä (jatkuva priorisointi)
- saataisiin lopputulokset aiempaa nopeammin käyttäjille
- tietojärjestelmäkehitykseen osallistuvien yhteistyö ja tiedonvälitys lisääntyisi
- työn tuottavuus ja laatu paranisivat (vähemmän muutoksia jälkikäteen, vähemmän hukkatyötä)
- asiakastyytyväisyys paranisi
- tekijöiden työtyytyväisyys paranisi (paremmat vaikutusmahdollisuudet omaan työhön)
Alku on aina hankalaa
Ketterän toiminnan aloitus ei sujunut ketterästi. Tarvitsimme IT-kumppanin, joka tekee tietojärjestelmäkehityksen teknisen osuuden. Neuvottelumenettelyllä julkishallinnon hankintasäännösten mukaisesti tehty kilpailutus vei aikaa lähes vuoden. 25 tarjokkaasta valitsimme yhteistyökumppaneiksemme Goforen ja Reaktorin Innovationsin. Samaan aikaan loimme ketteryysvalmentajan johdolla ”pelikirjaa”, joka sisältää toiminnan kuvauksen ja ohjeiston.
Portaittain kohti laajempaa käyttöä
Päädyimme jakamaan tietojärjestelmämme kolmeen osaan. Ensimmäinen ketterä tiimi sai tehtäväkseen toimia tienraivaajana ja kehittää työnantaja- ja yrittäjävalvonnan tietojärjestelmiä. Alussa järjestettiin koulutusta, rakennettiin automaatiota sisältäviä kehitys- ja testausympäristöjä, tarkennettiin työrooleja ja siirrettiin osaamista aiemmalta IT-kumppanilta tiimille.
Toinen ketterä tiimi aloitti puoli vuotta ensimmäisen jälkeen ja kolmas vuoden kuluttua. Näin saatiin hyödynnettyä ensimmäisen tiimin oppeja.
Vaaditaan suunnitelmallisuutta ja jatkuvaa priorisointia
Suunnittelemme työt kolmessa vaiheessa. Vuosisuunnittelussa kiinnitetään tiimin budjetti ja tehdään karkean tason työsuunnitelma. Vuosisuunnitelman pohjalta tehdään neljännesvuosittain julkaisusuunnitelma. Sen perusteella tiimille tulee töitä, joista saadaan mahdollisimman paljon lisäarvoa Eläketurvakeskukselle.
Tiimi tekee työnsä kahden viikon sprinteissä, joille tehdään kullekin oma suunnitelmansa. Lyhyt sykli mahdollistaa joustavan priorisoinnin: kussakin sprintissä tehdään töitä, joista on mahdollisimman suuri hyöty.
Ketterässä tiimissä on mukana henkilöitä tietojärjestelmiä käyttävältä osastolta, tietohallinnosta ja IT-kumppaneilta. Yhteistyö tiimissä on päivittäistä, ja jokaisen kahden viikon jakson jälkeen esitellään työn tulokset ja analysoidaan työtapoja. Tiimit kehittävät jatkuvasti omia työtapojaan ja kaikkia tiimejä koskevat muutokset kirjataan pelikirjaan.
Mitä on saatu vastineeksi?
Ketteryydestä saamamme kokemukset ovat hyvät:
- Työn lopputulokset vastaavat aiempaa paremmin asiakkaan tarvetta
- On saatu nopeasti käyttöön laadukkaita toiminallisuuksia
- Reagointikyky toimintaympäristön muutoksiin on parantunut
- Läpimenoajat ovat lyhentyneet
- Julkaisut ovat lisääntyneet
- Saadaan paremmin vastinetta rahalle
- Käyttäjät ovat antaneet hyvää palautetta
- Toimintaa tukevien työkalujen käyttö on tehokasta ja tukee toimintatavan muutosta.
Myös kehitettävää löytyi. Opimme, että toimintatapamuutos on iso. Sovelluskehitykseen tarvitaan tekniset ympäristöt ja automatiikkaa ennen varsinaisen työn käynnistystä. Työnhallinta ja testaus vaativat omat työvälineensä. Ketterän työn alkaessa roolit ja toimenkuvat vaativat kirkastamista, mistä aiheutuu omat haasteensa. Vaikka edellä kerrottuihin asioihin valmistauduttiin, jatkokehitystä piti tehdä.
Ulkopuolinen arvio oli kiitettävä
Teetimme ulkopuolisen arvion ensimmäisestä, puolitoista vuotta toimineesta ketterästä tiimistämme. Siinä arvioitiin seitsemää kategoriaa, kuten johtamista, tiimin ketterää kyvykkyyttä ja organisaation ketteryyttä. Arvioinnin mukaan ketterän toiminnan kypsyystaso on korkea, keskiarvot 3,9-4,7 (asteikko 1-5).
Tyytyväisyys sekä ketterän mallin toimivuuteen ja sen tuomaan tehokkuuteen oli vahvasti läsnä jokaisella organisaation tasolla. Muutoksen nähtiin onnistuneen ja tuoneen tuottavuutta Eläketurvakeskuksen kehitystyöhön. Kehittämiskohteena on kehittymisen mittaaminen.
