Paperilta palveluksi – Kansainvälisten tilanteiden asiakaspalvelua kehittämässä
Miten saada kansainväliset sosiaalivakuuttamisen kiemurat työnantajille helposti ymmärrettävään muotoon? Eläketurvakeskuksessa käärittiin hihat haasteen ympärillä, ja lopputuloksena syntyi sosiaalivakuutusmaksuja ulkomaantyöskentelyssä selventävä sähköinen palvelu. Palvelu sai hiljattain kunniamaininnan kansainvälisessä kilpailussa.
Sosiaaliturvaa kansainvälisissä työskentelytilanteissa koskeva lainsäädäntö on artikloita ja pykäliä rakastavan asiantuntijan unelma. Poikkeuksia riittää ja säännösten soveltamisalat vaihtelevat. Työnantajalle, joka hoitaa lakisääteiset sosiaalivakuutusmaksut kansainvälisissä tilanteissa, pykälien ja artikloiden määrä harvoin on yhtä suuri ilon aihe.
Työnantajien taakkaa helpottaakseen Eläketurvakeskus julkaisi vuonna 2019 sähköisen palvelun, joka kertoo, mitkä maksut työnantajan tulee maksaa Suomeen, kun työntekijä tulee työskentelemään Suomeen tai lähtee töihin ulkomaille. Pykäläviidakon perkaaminen sähköiseksi palveluksi sai alkusysäyksensä Asiantuntijana työeläkealalla -valmennuksesta, johon osallistuin syksyllä 2017. Yksi osa valmennusta oli omaan työhön liittyvän kehittämistyön tekeminen.
Työhöni kuuluu ratkaista, kuuluuko työntekijä ulkomaantyönsä aikana Suomen sosiaaliturvaan. Työnantajat kysyvät usein myös, mitä Suomen sosiaaliturvaan kuuluminen käytännössä tarkoittaa sosiaalivakuutusmaksujen kannalta. Nämä kysymykset eivät ole aina yksinkertaisia, koska työnantajan velvollisuuksiin vaikuttaa mm. se, minkä maiden välillä työntekijä liikkuu, ja siten on pohdittava, perustuvatko maksuvelvoitteet EU:n sosiaaliturva-asetuksiin, sosiaaliturvasopimuksiin vai puhtaasti kansalliseen lainsäädäntöön.
Lisäksi Suomessa on monta eri lakisääteistä sosiaalivakuutusmaksua, joita kutakin säätelee oma lainsäädäntönsä, ja jotka maksetaan eri tahoille. Koottua tietoa maksuvelvoitteista kansainvälisissä tilanteissa ei ollut tuolloin saatavilla, joten kehittämistyön aiheen valinta oli itselleni selvä.
Valmennuksen aikana keskustelin eri sosiaaliturva-alojen asiantuntijoiden kanssa sekä analysoin ja kokosin taulukoksi tiedot Suomeen tulevien ja Suomesta lähtevien työntekijöiden sosiaalivakuutusmaksuista. Alkuperäinen ajatus oli luoda asiakaspalvelumme käyttöön ohje, josta voisimme tarkastaa soveltamiskäytännön työnantaja-asiakkaan ottaessa meihin yhteyttä.
Hyvin pian kuitenkin tulimme Eläketurvakeskuksessa siihen tulokseen, että tietoja ei kannata hillota vain omien työntekijöidemme työpöydän laatikkoon, vaan jakaa ne suoraan myös työnantajien käyttöön. Tästä alkoi syksyllä 2018 projekti sähköisen palvelun kehittämiseksi. Monisivuinen pdf-taulukko nettisivuilla olisi ollut yksi vaihtoehto jakaa tietoa, mutta halusimme luoda tästä tietomassasta sähköisen palvelun, jolla työnantaja saisi vastauksen juuri omaan tilanteeseensa.
Projektissa oli mukana monta asiantuntijaa Eläketurvakeskuksesta ja IT-toimittajalta. Keväällä 2019 palvelumme lopulta julkaistiin. On ihan mahtavaa, että muutamalla klikkauksella asiakkaamme saa nyt vastauksen käsillä olevaan kysymykseensä eikä työnantajan tarvitse tässä asiassa olla pykäläfriikki selvittääkseen velvollisuutensa Suomen maksujen suhteen. Palvelusta on saatu hyvää palautetta työnantajilta. Lisäksi palvelu sai toukokuussa 2022 kunniamaininnan International Social Security Association (ISSA) järjestämässä kansainvälisessä kilpailussa.
Kansainvälisissä tilanteissa työnantaja voi joutua selvittämään, miten sosiaalivakuutusmaksut maksetaan kyseisessä maassa. Asioiden selvittäminen voi olla hankalaa vieraasta kielestä ja sosiaaliturvajärjestelmästä johtuen. Oikeiden yhteystietojen löytäminenkin saattaa jo olla vaikeaa. Tarjoamalla tietoa yksinkertaistetussa muodossa usealla kielellä me Eläketurvakeskuksessa pyrimme tukemaan sitä, että myös ulkomaisen työnantajan olisi mahdollisimman yksinkertaista selvittää lakisääteiset velvoitteensa Suomessa.
Monesta maasta tällaista palvelua ei ainakaan toistaiseksi vielä löydy, mutta toivottavasti jonakin päivänä löytyisi! Helpottamalla työnantajavelvoitteiden hoitoa turvataan maasta toiseen liikkuvien työntekijöiden oikeus sosiaaliturvaan.
Lisää aiheesta:
Sosiaalivakuutusmaksut kansainvälisissä työskentelytilanteissa -palvelu (Asiointi.etk.fi)
